Buenos días, tardes, noches! (todo depende el comento en que leáis este post)
Hoy  continuamos con la segunda parte del post que trata sobre la gestión del tiempo.
En la primera parte os hablábamos de lo importante que es tener una buena organización diaria, semanal y mensual de nuestras obligaciones y os proporcionábamos un Blog Planner para ir atendiendo nuestras tareas de forma ordenada y metódica.
En esta segunda parte os enseñamos a priorizar vuestras acciones para sacar el mayor rendimiento a las 24 horas que tiene un día.

Para ello, lo primero y principal es explicar, a grosso modo, las Leyes del Tiempo, es decir, los principios básicos que sigue el tiempo:

  • Primera: “La interrupción-reanudación de una tarea conlleva una pérdida de tiempo y eficacia”:
    Por mucho que no empeñemos en decir lo contrario, esto es así. Empezar una tarea, dejarla de lado para empezar otra y retomarla un tiempo después… no sirve más que para malgastar nuestro tiempo ya que el ‘reanudar’ siempre conlleva tener que volver a empezar casi desde el principio.
  • Segunda: “las tareas aburridas nunca encuentran su tiempo, las cortas o divertidas, si!”:
    Ya sabemos que lo que nos gusta lo hacemos sin esfuerzo y siempre encontramos algún minutejo por ahí para hacerlo, lo difícil y el reto a superar está en encontrar el tiempo suficiente para hacer aquellas tareas que nos resultan más pesadas, toscas y/o aburridas. Y lo cierto, es que por norma general las tareas ‘aburridas’ son las que al fin y al cabo acaban reportándonos mayores beneficios a nuestra mini empresa.
  • Tercera: “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización” (Parkinson):
    Para que esta ‘dilatación indefinida’ en nuestras tareas no se produzca, lo más aconsejable es acotar plazos de entrega o finalización de éstas. Dicho de otra manera, cuando tenemos algo entre manos pero no le concedemos un plazo de finalización, éste ‘algo’ puede acabar ocupando más tiempo del que debería requerir, por ello es muy recomendable establecer tiempos para nuestras objetivos.
  • Cuarta: “el perfeccionismo no es rentable”:
    Esta… para mí! Mil veces me ocurre que le dedico un tiempo larguísimo a una tontería para que quede mejor así que asá, y lo cierto es que al final, la diferencia sólo la ve uno mismo y tanto perfeccionismo y tanta nimiez resultan la mar de improductivos. Por lo tanto, hay que aprender a ubicar cada cosa en su grado de importancia para no acabar perdiendo el tiempo en cosas no demasiado importantes.

Pues bien, habiendo explicado las Leyes del Tiempo ahora hablaremos de algo súper-hiper-mega importante como es la cuestión de priorizar.
En la primera parte de esta entrada ya os habíamos destacado este hecho, y es que aprender a priorizar y catalogar nuestros deberes, trabajos, tareas y objetivos es una de las mejores herramientas en cuanto a gestión del tiempo se refiere.
Pero… que es dar prioridad a algo?
Pues según la R.A.E :prioridad.

(Del lat. prior, -ōris, anterior).

1. f. Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.

2. f. Anterioridad o precedencia de algo respecto de otra cosa que depende o procede de ello.

Genial! Y ahora que ya hemos definido el concepto, pasemos a explicar cómo podemos aprender a priorizar nuestra agenda y todos los cometidos que anotamos en ella.
Para empezar os diré, que lo que os enseño a continuación no es obra de mi cabecita-locomotora sinó que ésta tabla que os muestro aquí es la famosa Matriz de Eisenhower (si, el político militar americano que sale en las pelis de guerra), adaptada por Superyuppies.

El diagrama de Eisenhower nos ayuda a ordenar distintos grados de urgencia, de importancia y a poder delegar ciertas tareas a colaboradores internos, o a subcontratar servicios externos. También os digo que la matriz sólo ”visualiza” y que somos nosotros los encargados de colocar el ”qué” en uno u otro cuadrante. Es decir, este diagrama no nos va a solucionar la vida, pero si que nos va a ayudar a reflexionar y a aprender a discernir qué es verdaderamente importante y urgente y lo qué no lo es.
Dicho esto, explicamos el diagrama.
Como véis, éste está dividido es cuatro categorías :
a) importantes y urgentes,
b) importantes pero no urgentes,
c) no importantes pero urgentes
d) no importantes y no urgentes.

La idea es sencilla. Para cada  tarea a la que tengas que hacer frente lo primero a decidir es si hacerla o no, una vez decidido esto lo siguiente es, si has dicho Si! es definir el ‘cuándo’. Esta es la esencia de la priorización.
Obviamente ni yo ni nadie puede decidir por vosotros sobre que es lo importante y que no lo es, pero lo que si podemos hacer es daros algunas claves para aprender a catalogar y ubicar nuestras tareas en el Tiempo.
Lo primero y principal es diferenciar entre importante y no importante. Si algo no es importante, el cúando hacerlo tampoco lo es, sin embargo si nuestro cometido Si es importante, para evitar que se convierta en urgente tendremos que darle la prioridad que se merezca siempre teniendo en cuenta  estos dos factores:

1.¿ Cuándo vence el plazo máximo para ejecutar esta tarea?
2.¿Cuánto tardas en hacerla?

Esta es la mejor manera que hay para darnos cuenta de que obvio que hay cosas importantísimas, pero que tienen un plazo de realización no inmediato por lo que estas acciones pueden ser postergadas. No todo tiene que hacerse ya! Además hay que acostumbrarse a seleccionar las cosas en función de su importancia para que así no acaben convirtiéndose en urgentes, de este modo podremos manejar mejor nuestro tiempo y no al revés!! :)
Y para terminar este Paso 2, os diré que el mayor problema al que nos enfrentamos en cuanto a gestión del tiempo se refiere es principalmente la facilidad que tenemos para Postergar. Os suena el dicho “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”? Pues eso, postergar, atrasar, aplazar y todos sus sinónimos son el freno más común que hace que nuestro desarrollo no sea el adecuado. La consecución de objetivos es primordial para nuestra empresa y aunque tal y como decíamos antes, hay cosas ‘aburridas’ que tendemos a postergar un día y otro y otro más… si son tareas que ya hemos catalogado como importantes porque las hemos priorizado en nuestro súper diagrama eisenhoweriano, tenemos que hacerlas sin excusa y sin dilatarlas en el tiempo. Lo aburrido, difícil de hacer o lo menos apetecible es una realidad que tiene que ser contemplada y tenida muy, pero que muy en cuenta, ya que si no lo hacemos… no conseguiremos los resultados deseados!!

Y ahora si que si, hasta aquí nuestras Estrategias de Gestión!
Esperamos que tanto la primera, como esta segunda parte (como el resto de entradas de nuestras sección Creando Mini Empresas) sean y os resulten prácticas!
Feliz día, y… a priorizar! :))