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Recuerdo que la primera vez que tuve que hacer una factura, casi muero del agobio. Nunca había hecho una y nunca antes presté la suficiente atención a ninguna factura como para quedarme con la copla de cómo iba el tema..
Pero bueno, es lo que tiene la vida, que siempre hay una primera vez para todo… ¿Verdad? Así que hoy vamos a dedicar este post a explicar cómo hacer una factura correctamente.
Para ello cuento con la colaboración de Anna Costa, nuestra/vuestra gestora en Superyuppies y con la gente de Quipu, una empresa amiga que dispone de un programa de facturación online muy interesante.

Empecemos con lo más básico.

¿Qué es una factura?


Según Wikipedia factura es: un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar (…) los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

Vale, en humano: Una factura es ese documento en el que se justifica la compraventa de un producto o servicio.

Esas operaciones/compraventas deben quedar registradas y para ello se usa el documento ‘factura’.
Es decir, yo te compro, tu me vendes (o al revés, no importa) y la única manera de que eso quede reflejado en algún sitio es ponerlo por escrito en un papel. Es un comprobante de venta que sirve tanto para el vendedor como para el comprador y debe ser conservado durante 5 años.
El caso está en que no siempre que compramos algo nos dan factura, de hecho solemos tener más contacto con tickets de venta que con facturas.
Así que expliquemos la diferencia entre ticket y factura.


Facturas y tickets

Ya sabéis que a la burocracia le gusta lo kafkiano así que de un tiempo a esta parte a los tickets de toda la vida los han rebautizado con la expresión ‘facturas simplificadas’
La diferencia principal entre factura y factura simplificada reside en el receptor, siendo en la primera una empresa o trabajador autónomo, un particular en la segunda.
A nivel de contenido, la diferencia esencial entre un ticket y una factura es que en un ticket sólo figura la información fiscal del emisor mientras que en la factura también se incluye la del receptor.
A efectos fiscales, para que los empresarios y autónomos podamos deducirnos el IVA necesitamos tener facturas, los tickets no cuelan.


¿Qué datos debe contener una factura?

Hagamos un inciso aquí: existen muchas pequeñas individualidades en función de la actividad en particular. Como no podemos detallarlas aquí porque escribiríamos la Biblia, os remito a nuestro servicio de Gestoría LowCost donde por muy poquito podréis hacer la consulta de vuestro caso en particular.
Sigamos.

Los datos que una factura debe incluir de forma inexcusable son:

A) – Numeración: Cada factura debe tener un identificador único y debe seguir una serie determinada en donde los números deben ser correlativos respetando dicha numeración, la fecha de emisión de tus facturas. Puedes tener tantas series de factura como quieras pero deben ser correlativas, es decir, una detrás de la otra (1,2,3…)
Ah, y ten en cuenta que las facturas y los tickets deben tener series  / numeración distintas!

B) – Fecha de emisión y vencimiento: En verdad, a efectos tributarios la única fecha que importa es la de emisión, sin embargo tener la fecha de vencimiento por escrito nos ayuda a recordar la fecha tope de pago o de cobro (dependiendo si somos compradores o vendedores) Sobre todo si somos los que tenemos que cobrar verdad? :))

C) –  Tu información fiscal y la de tu cliente: Esto es más simple de lo que parece, verás… La información fiscal no es más que la suma de:
tu nombre o el de tu empresa y el de tu cliente, el domicilio completo (C/, nº, piso-puerta, CP, población)y el NIF.

El NIF!! Aha… Wikipedia again: El Número de Identificación Fiscal (NIF) es la manera de identificación tributaria utilizada en España para las personas físicas (con documento nacional de identidad (DNI) o número de identificación de extranjero (NIE) asignados por el Ministerio del Interior) y las personas jurídicas.

Es decir, es el número de tu DNI**

** próximamente explicaremos porqué no se puede facturar sin ser autónomo.

D) – Descripción de la operación
·Concepto de la operación. Es decir, qué producto es o que servicio se ha ofrecido)
·Base imponible -unitaria y total- o lo que es lo mismo el precio de venta final menos los impuestos (P.V.P -%)
·Los impuestos aplicados a cada concepto. (En caso que haya descuentos también deben figurar)

E) –  Tipos Impositivos aplicados: O lo que es lo mismo, los impuestos que debes aplicar. Si o si debe figurar el IVA de cada concepto, y en caso que no lo haya habría que especificar el artículo y ley al que nos acogemos. Por si no lo sabes no todos los productos o servicios tienen el mismo IVA.
Por ejemplo, mi libro de Gestión del Tiempo en papel tiene un 4% de IVA mientras que si lo vendo en formato ebook el IVA es del 21%.
Para saber los tipos impositivos puedes descargarte esta tabla de la Agencia Tributaria actualizada a 2014.
En caso de aplicar retención de IRPF debe figurar también –> Esto solo se da en el caso de actividades profesionales y facturas emitidas a empresarios o empresas, es decir, no para ventas directas a cliente final o particulares.

F)Número de cuenta // IBAN: Necesitamos facilitarle al cliente el número de cuenta final al que debe ingresarse el importe final de la factura. A lo largo de este 2014, las CC (números de cuenta bancaria) serán sustituidos por el IBAN. (International Bank Account Number) Que no deja de ser lo mismo que el número de cuenta pero con 2 letras y 2 cifras más.

  • El país (ES para España).
  • Los dos siguientes, a los dígitos de control IBAN

 G) – Información del registro mercantil: Este punto es única y exclusivamente para empresas, ya que para ellas es  obligatorio mostrar también la información del registro mercantil. Que si el tomo, el folio, la página, etc.
Así que si tu eres un autónomo o tienes la intención de serlo… no te preocupes por esto último :)

Sírvase esta factura como ejemplo de localización de los datos recién mencionados..

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Soportes para hacer una factura

Genial, hasta ahora hemos explicado qué es una factura y qué datos/elementos forman parte de ella. Ahora expliquemos cómo hacer una factura en si.
Hace años la gente hacía las facturas a mano. Normalmente iban a la papelería y compraban un taco de facturas, incluso algunos habían pedido que lo personalizaran con su logo e información fiscal. Con el paso del tiempo la gente empezó a usar un editor de texto para hacer sus facturas o incluso hasta conozco gente que usa el Ilustrator para hacerlas.

Digamos que a día de hoy, lo más común para hacer una factura es utilizar Excel. La mayoría de la gente tenemos una plantilla o varias, dependiendo si tenemos una única actividad o más de una y con eso tiramos.
Es cómodo, práctico y cuando ya le tenemos el truquillo pillado… es rápido.

Sin embargo, cada vez más personas usan un software de facturación online para hacerlas, donde toda la plantilla está hecha y solo hay que rellenar los campos.
Una vez rellenado, si queréis podéis pre visualizarla y luego crearla y.. voilà! Factura hecha. Además te la posibilidad de escoger diferentes modelos de facturas y puedes personalizarlas con tu logo. A partir de aquí se convierte en pdf automáticamente, puedes enviarla por correo y se guarda en tu cuenta.
De software de facturación hay unos cuantos en el mercado, pero yo (Elia Fibla) te quiero recomendar uno en especial, el que yo uso vaya.

quipu_logoSe trata del software de facturación que ha desarrollado la empresa Quipuel cual te ayuda no solo en la creación de facturas y presupuestos sino que se almacena todo en un mismo espacio, te permite tener toda tu información de facturación ordenada en un mismo punto, segura y siempre disponible; ya sean gastos o ingresos. Gestiona el envío de facturas, el estado de pagos, la gestión de clientes y proveedores, la tesorería, te da información financiera en tiempo real e incluso te autocompleta los modelos tributarios.

Además permite gestionar de una forma más llevadera y eficaz la gestión del día a día, ahorrando tiempo y salud.

Para que te hagas una idea de cuán sencillo es este software, te muestro los 3 pasos que necesitas para crear una factura con Quipu.

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paso_2_como_hacer_factura_quipu_superyuppiespaso3_software_facturación_superyuppies_quipu

¿Sustituye este  software –o cualquier otro- la función de un gestor?


La respuesta es rotunda: NO y nunca.
Esto que quede bien claro, los software de facturación sirven para eso, para hacer facturas de una manera sencilla y efectiva, sin embargo es tu gestor quien se encarga de ver que gastos realmente son deducibles y cuáles no, así como la proporción, a cumplir con las obligaciones tributarias y requisitos formales, a responder a la Administración Pública en caso de requerimientos (cada vez algo más habitual en esta época de crisis :S), a asesorarte en cuanto a gestión empresarial de tu negocio, etc.

Como te acabo de decir, yo uso el software de Quipu porque me es muy práctico para hacer facturas y enviarlas, para tener un control sobre  los gastos e ingresos que tengo (facturas recibidas y emitidas) para crear presupuestos y para estar al día de cobros y pagos, peeeero todas esas facturas, a fin de cada mes lo que hago es descargarlas en una carpetita y se las envío a Anna para que las compruebe (ya sabes que yo soy de letras…) y para que a su debido momento me haga los correspondientes trámites.

Si, todos esos trámites que comportan quebraderos de cabeza para los no iniciados en este mundo.

Así que para un perfecta gestión empresarial: software de facturación + gestor.

Y para terminar, aquí tienes un archivo con 5 plantillas de facturas distintas para que puedas usarlas y personalizarlas a tu gusto.
Para descargarlas tan sólo te pido una acción social a cambio :)

Para dudas relacionadas con este tema puedes hacer tres cosas

1) dejarnos un comentario. Prometemos contestarte lo más rápido posible
2) escribirnos un mail a superyuppies@gmail.com con el asunto GESTORíA para que Anna pueda responder tu duda específica (* te recuerdo que estas consultas son lowcost)
3) Si lo que te interesa es tener más info sobre el software de Quipu, puedes escribirles directamente a  info@getquipu.com son más majos que las pesetas, ya verás!

Que pases un buen día!
Elia

 Fuentes:

  • –       Reglamento de Facturación de acuerdo al Real Decreto 1619/2012, del 30 de Noviembre.
  • –       Anna Costa, gestora en el servicio de Gestoría y Asesoría de SY.
  • –       Quipu – getquipu.com
  • –       Wikipedia