Hellou!! Al habla Jana, de nuevo!!

Tal y como os explicaba en mi primera entrada, (si te la perdiste puedes verla aquí), vamos a seguir sacándole el jugo al maravilloso Gmail.

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Seguro que más de una vez, has echado de menos las carpetas dentro de Gmail, resultan muy útiles para clasificar los correos electrónicos. El problema, es que Gmail, crea las carpetas a través de las etiquetas; esto puede despistar un poco pero en el fondo, tiene las mismas funciones.

Hoy te voy a explicar…

Cómo crear etiquetas y filtros para gestionar y clasificar tus correos.

 

1- Creando etiquetas.

Como siempre entramos en nuestro Gmail y vamos a “configuración”, (ya sabéis la ruedita que hay arriba a la derecha debajo de la foto del perfil).

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Y nos vamos a la pestaña que pone “etiquetas“.
Una vez ahí, pinchamos en el botón que dice “crear etiqueta nueva” que está abajo del todo.

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Se abrirá una ventana donde vamos a indicar el nombre la etiqueta. Una vez que tengamos varias etiquetas creadas, podemos hacer “subetiquetas” indicando donde queremos que está anidada esa etiqueta. ¡Súper útil para clasificar a los niveles que tú quieras!

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Ya hemos creado nuestra etiqueta, que aparecerá a la izquierda en el menú de gmail. Pinchando sobre la flechita que aparece al lado de nuestra nueva etiqueta, se abrirá un nuevo menú, donde podemos añadir el colores, modificar las opciones, etc.

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Ya podemos liarnos la manta a la cabeza y crear un millón de etiquetas… darles colorines y convertir nuestro Gmail gris en un arcoíris.

2- Clasificando los mails.

Ahora viene lo divertido, para clasificar los mails de manera manual, simplemente pinchamos sobre la casilla (checkbox) que aparece a la izquierda del correo elegido (se puede aplicar a varios correos a la vez), y arriba aparecerán dos pestañas, una con forma de carpeta y otra con forma de etiqueta. Elige la acción que quieras aplicarle.

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Si eliges la carpeta, el correo se moverá a la carpeta que elijas (pero no tendrá aplicada ninguna etiqueta).
Si eliges la etiqueta, el correo se marcará con la etiqueta seleccionada pero permanecerá en la bandeja de entrada. Si una vez etiquetado quieres moverlo a la carpeta correspondiente, tendrás que pinchar sobre el icono de carpeta e indicarle que carpeta quieres que ocupe.

Como ves, etiquetas y carpetas son individuales y funcionan de manera independiente pero combinable. Podemos tener correos etiquetados en la bandeja de entrada, y correos en carpetas sin etiqueta. Esto es cuestión de cada uno y de su forma de organizarse, yo personalmente, aplico ambas opciones.

3- Crea filtros a los correos que recibes o envías.

Y ahora que ya somos súper pros, vamos a rizar el rizo y sacarle el máximo partido a las etiquetas que hemos creado con los FILTROS.
Los filtros son reglas, con las que le indicas a Gmail qué quieres que haga con determinados correos, según unas características.

Lo que vamos a hacer, es decirle que etiquete determinados correos basándose en unos parámetros.

Volvemos a la configuración (seguro que ya os estáis familiarizando con esta parte de Gmail), Filtros – Crear un filtro nuevo.
Se abrirá una pestaña donde indicar la regla a aplicar.
Una vez creado el filtro, pasaremos a la pantalla donde indicaremos la acción que ese filtro va a llevar a cabo. Podemos clasificarlo con una etiqueta, reenviarlo automáticamente a otra dirección, etc.
Si quieres que automáticamente los correos vayan a la carpeta que corresponde con la etiqueta seleccionada, simplemente marca la casilla “Omitir Recibidos (archivarlo)” y no pasará por la carpeta de entrada, pasará directamente a la carpeta seleccionada.

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Cosas a tener en cuenta:

– Los filtros son muy simples, así que hay que aplicarlos de forma simple.
Un error común, es poner en “de” varios correos separados por comas, pensando que esa regla se aplicará a los correos que correspondan con esas direcciones, pero lo que hará es clasificar el mail únicamente cuando contenga todas esas direcciones. De manera que si queremos que la misma etiqueta se aplique a tres correos diferentes, tendremos que crear tres filtros diferentes para cada correo.

– Sé que todo esto en la teoría puede parecer un poquito complicado, pero os garantizo, que si seguís los pasos, os saldrá a la primera!!

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Espero que os haya resultado útil, y sobre todo no penséis en el tiempo que os va a llevar hacerlo, sino en el tiempo que os ahorraréis a la larga teniéndolo todo archivado.
En el próximo post, veremos como configurar una “Autorespuesta” en nuestro correo, hasta entonces y como siempre, ruegos y preguntas en los comentarios :) ahhh y si os resulta útil, sed generosas y compartid!! GRACIAS Y FELIZ DÍA!

PD: He leído y releído el correo y me he dado cuenta de que me repito como el ajo, no me he atrevido a contar las veces que he usado la palabra “etiqueta” pero he pasado un poquito de la sintaxis y la buena escritura para que todo quedase súper clarito, aún así, os pido disculpas!!