Si organizar un evento resulta complicado, no te puedes imaginar como de complejo es promocionarlo en redes sociales.
Por eso hoy te voy a explicar cómo trazar una estrategia de difusión y promoción de un evento usando los social media.

Me sirvo de la experiencia de las SJME, que a día de hoy es el único evento que hemos organizando desde Superyuppies y así te puedo mostrar el paso a paso con conocimiento de causa, que ya sabes que aquí estamos para compartir lo que nosotras mismas vamos aprendiendo.
Al final del post te dejo también un vídeo acerca de cómo funciona Hootsuite porque en este post también te voy a enseñar cómo programar tus publicaciones en redes sociales a través de esta aplicación de gestión de redes sociales.

Vamos allá. ¿Are you ready? Pues toma nota!!

Empecemos por el principio –> EL EVENTO.

 

No importa la tipología del mismo, este post te sirve tanto para comunicar un curso, como una fiesta, una boda o lo que sea. Si necesitas saber cómo organizar un evento memorable te recomiendo que visites el blog de Gemma Fillol, dedicado en exclusiva a esta temática.
Nosotras partimos de la base de que ya tienes ese evento pensado, si?
Muy bien, veamos, ¿Qué plataformas tenemos a nuestro alcance para hacer difusión de un evento?
Pues por suerte, muchas! De hecho tenemos todas las redes sociales que dispongamos: facebook, twitter, instagram, pinterest…
Podemos usarlas todas, pero con cabeza claro está! Anteriormente, ya te he explicado que ni necesitas TODAS las redes habidas y por haber y que cada plataforma tiene su propio lenguaje, así que más adelante te muestro cómo comunicar un evento en las diferentes redes sociales.
Veamos pues, cual es el primer paso a dar.

1. Recopilar toda la información

 

Sin duda, esto es lo primero que debes hacer. Crea en tu escritorio una carpeta con el nombre ”Comunicación -y el nombre del evento-” y empieza a juntar y guardar en esa carpeta toda la info de la que dispongas sobre el evento:

• URLs
• imágenes, fotos, vídeos, logos..
• textos descriptivos
• infografías
• info sobre los ponentes (cuenta de twitter, blog, instagram, página de facebook…)
• ubicación del evento y horarios

Te muestro en esta imagen un collage de todo lo que yo he recopilado para la promoción de las SJME. Verás que en él hay varios words con el texto descriptivo de las Jornadas, las URL de los bloggers invitados, la infografía con el planning del día.. Es decir, todo aquello que puedes ofrecerle a tu público para comunicar el evento y que te servirá como material de soporte gráfico para hacerlo.

2. Redacción de contenidos

Una vez ya has recopilado toda la info del mundo mundial (sólo la que tiene que ver con tu evento eh!! no vayamos ahora a hablar de la abdicación del rey) hay que darle forma a todo ese material.
Es el momento de crear las publicaciones que posteriormente publicarás, valga la redundancia. En este post te explicaba que cada red social tiene un lenguaje que la distingue de los demás y por eso no podemos publicar el mismo contenido en twitter que en facebook por ejemplo.

Pero es que además, los eventos se dividen en 3 fases:

• Pre-evento
• El evento en si
• Post-evento

Por lo que tendremos que pensar en los diferentes tipos de publicaciones a redactar según el momento en el que vayamos a publicarlos. Es obvio que los contenidos que podrás redactar con anterioridad serán única y exclusivamente los previos al evento, pero yo te explico cómo hacer para las 3 fases.

Tipologías de publicaciones:

 Pre-evento –> Lo ideal es crear expectativa y que la gente vaya haciéndose a la idea de que todo lo que van a poder vivir en ese evento en si. Puedes empezar un par de semanas antes haciendo una o dos publicaciones  semanales en donde muestres los preparativos para el gran día por ejemplo, el banner/logo del evento, la gente que participará, los ponentes que asistirán, las marcas que patrocinan o colaboran así como para ir informando del avance y evolución del proceso de inscripciones, o del número de participantes…
Se trata de anunciar un ‘próximo evento’ pero sin saturar al personal.
Te muestro como lo hemos hecho nosotras en facebook, twitter e instagram.

 Evento en si –> En esta fase lo ideal es subir alguna foto de lo que está sucediendo en el momento, se trata de una narración en vivo y en directo de lo que acontece a cada instante y sólo en este caso te puedes permitir la licencia de usar el mismo contenido para todas las redes sociales. Lo más común es twitear e instagramear, pues bien, piensa que por ejemplo desde Instagram puedes compartir con las demás redes sociales. Fotos del cátering, de las ponencias y los ponentes, de los asistentes, fotos del photocall, del desarrollo del curso, de los detalles del lugar… a todos nos gusta cotillear y formar parte, aunque sea a la distancia, de lo que está sucediendo en ese evento. Este tipo de publicaciones harán que la gente se interese aún más para la próxima edición si cabe.
En el caso de Twitter e Instagram puedes hacer retweets y regrams de publicaciones de otros asistentes, así no tienes que estar todo el tiempo dándole a la cabeza ;)
Esta es una pequeña muestra de lo que hicimos nosotras el año pasado durante la celebración de las SJME

 Post-evento –> Una vez ha terminado el evento hay que darle las gracias a todo el mundo, que no quede. A los asistentes, a los colaboradores, patrocinadores, invitados y participantes, es el momento de devolver el apoyo recibido en forma de agradecimiento.
Además de esto puedes publicar enlaces a los vídeos que se hayan grabado durante el acontecimiento y lo mismo con las fotos. Seguro que has contratado a un fotógrafo para la ocasión (y sino lo has hecho, mal! Siempre necesitas un profesional que capte la esencia del acto para usarlo posteriormente como promoción y reclamo) Pues bien, es el momento de compartir la experiencia vivida con los demás.
¿Qué consigues con esto? Pues que la gente que lo vivió, lo reviva y se le ponga la piel de gallina de nuevo, que viene a ser la afirmación del vínculo emocional establecido anteriormente. Y para los que no vinieron…. poner los dientes largos! No se trata de generar envidia, que es un sentimiento horrible y muy negativo, sino de crearle la ”necesidad” a esa persona de querer asistir en la próxima edición.
Así que comparte la experiencia vivida y utiliza como recursos las publicaciones que otros asistentes han hecho de tu evento.
Nosotras dimos cabida a un montón de posts que se escribieron post-SJME y además colgamos el vídeo que nos hicieron y fotos, y RT y mil cosas más, he aquí una mini muestra ;)

Cómo te decía unas líneas más arriba, es obvio que sólo podrás redactar de antemano los contenidos relacionados con la fase Pre-Evento, pero no hay problema por ello porque tan importante es el contenido como el momento de la publicación, es por ello que si o si necesitas un calendario editorial en el que puedas planificar a vista de pájaro, la distribución de las diferentes publicaciones y soportes que vas a hacer.
Para que tu cabecita no empiece a echar humo con todas las cosas que hay que hacer para promocionar un evento…. yo te facilito un pelín el trabajo poniendo a tu disposición un calendario editorial como este que te muestro.
Para descargarte la plantilla en formato excel lo único que te pido es una acción social a cambio :)
(y si no entiendes como funciona… pregunta en los comentarios que al toque te contesto)

3. Programar las publicaciones

 

Vamos a por el tercer y último paso. Programar todas esas publicaciones que has redactado y planificado en tu súper calendario editorial.
Por lo general vamos a salto de mata, pero tal y cómo te enseño en mi Guía de Gestión del Tiempo, no hay metodología de ahorro minutero más eficaz, que la programación de publicaciones. De esta manera y en una hora, dejas toda la semana programada y puedes olvidarte de cuando, qué y dónde te tocaba publicar, sobre qué tema, que imagen, etc etc.

A día de hoy existen varias plataformas súper útiles para el control de la programación de tus publicaciones, sin embargo yo te muestro la que mejor conozco (de hecho la uso continuamente)  Hootsuite.
Según Wikipedia,
HootSuite es una aplicación web y móvil (iPad, iPhone, iPod Touch, BlackBerry y Android) para gestionar redes sociales por parte de personas u organizaciones.
HootSuite permite utilizar, entre otras, las siguientes redes sociales: Facebook, Twitter, LinkedIn, Foursquare, MySpace y WordPress. Frente a otros clientes similares, sus características más destacadas son la gestión colaborativa (distintos miembros de equipo en una misma cuenta, asignación de mensajes…), la visualización a través de pestañas y columnas y el uso de informes avanzados con integración de Google Analytics y Facebook Insights.

HootSuite tiene dos tipos de cuentas, la gratuita y la de pago. Te explico qué puedes hacer con cada una y así decides por ti mismo cual es la que más te conviene ;)

Cuenta gratuita (Free):

• Puedes manejar hasta 5 perfiles sociales.
• Puedes programar publicaciones ya ctualizaciones de estado diciéndole día y hora exactas.
• Puedes acortar las URLs que incluyas en cada publicación
• Puedes obtener estadísticas básicas.

Cuenta de pago (Pro):

• Puedes tener infinidad de perfiles y redes sociales, es decir, no hay límite.
• Puedes integrar de una manera mucho más pro la configuración de las analíticas de Facebook Insights, Google Analytics and more. (esto a no ser que seas un experto en la materia no te aporta demasiado)
• Puedes añadir dos administradores más a tu cuenta, de forma y manera que no seas la única persona capaz de programar publicaciones. (esto va de muerte cuando más de una persona se encarga de la gestión de redes sociales)
• Puedes probar el servicio Pro durante 30 días -de gratis- y si ves que no te convence o no te es tan útil como pensabas y que la opción gratuita es suficiente para ti… cancelar el período de prueba sin problema. El coste de este servicio Pro es de 9,99$ al mes (es decir, unos 7,50€) y puedes cancelar esta suscripción también en cualquier momento porque no hay ningún contrato de permanencia ni cosa rara.

Genial, ahora que conoces un poquito más las ventajas de usar Hootsuite, déjame que te muestre  este vídeo en el que se explica paso a paso como configurar una cuenta en Hootsuite y cómo cómo programar publicaciones en esta plataforma. (y si necesitas más info… accede directamente al canal de Youtube  de Hootsuite, hay un montón de vídeos con trucos y tutoriales para profundizar más en la herramienta)

Y hasta aquí llega nuestro post de hoy, un tanto largo, pero creo que llenito de información que puede resultarte la mar de útil, o eso espero vaya!!
Ya sabes que si te queda alguna duda o quieres preguntar lo que sea… nuestro espacio de comentarios te está esperando :))