Cómo crear tu plan de comunicación en 10 pasos

Quizás hasta este momento no habías detectado la necesidad de tener un Plan de Comunicación Externa o quizás aún no has oído hablar de él, pero estoy segura de que cuando leas este post querrás hacer el tuyo, porque es de suma importancia conocer qué debes contar sobre tu marca, cuándo y cómo hacerlo. En definitiva, comunicar los mensajes correctos, a las personas adecuadas y en el momento ideal.

En 10 sencillos pasos podrás crear tu Plan de Comunicación. Eso sí, no intentes hacerlo en un día porque requiere cabeza, estrategia y planificación, por ello, te propongo que lo hagas tranquilamente y a medida que tengas tiempo.

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Dentro del primer punto vas a tener dos áreas de análisis:

Análisis del entorno tanto social, local como el de tu propia empresa. Necesitas conocer el mundo y el medio en el que vives para saber cómo contar las cosas. Se trata de tener una “foto” sobre la situación actual de aspectos que afectan a tu empresa.

Análisis de tu empresa: el famoso DAFO también tienes que incluirlo dentro de tu Plan de Comunicación. Debes analizar cuáles son tus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Para saber más sobre este análisis puedes ir al post sobre cómo hacer un Plan de Marketing donde ya te lo explicamos.

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Tienes que pensar y escribir una lista de objetivos que sean reales. Podrías tener como objetivo que The New York Times publique un artículo sobre el lanzamiento de tu empresa. Creo que con este ejemplo ya entiendes a qué me refiero con que los objetivos sean alcanzables… A continuación te doy algunas ideas sobre qué tipo de objetivos podrían estar en tu lista:

-Mejorar el proceso de comunicación con los clientes.

-Generar confianza y credibilidad sobre mi marca.

-Conseguir mayor visibilidad: que los medios de comunicación publiquen al menos 3 artículos sobre mi empresas o mis productos.

-Fomentar la interacción con mis seguidores de redes sociales.

-Dar a conocer mi empresa, mi nueva colección de productos, mis talleres…

-Conseguir mayor notoriedad y valoración de mi marca.

-Posicionarte como líder de tu sector.

-Llegar a un nuevo público.

Estos tan solo son algunos ejemplos para ayudarte a saber por dónde van los tiros… Sé realista porque podrás abarcar unos 3 – 4 objetivos, recuerda que para trabajar en tropecientos mil objetivos en un año necesitarás mucho dinero y mucho tiempo.

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Este punto es esencial porque tienes que definir a quién vas a dirigir la comunicación, es decir,  a quién quieres contarle “algo” o a qué grupo de destinatarios. ¿Y por qué es tan importante? Porque será en ellos en los que vas a centrar los esfuerzos comunicativos.

Apunta bien esto que te voy a contar ahora. Por encima de todas las cosas (bueno casi todas) tienes que conocer bien al público al que te diriges y los medios de comunicación que usan para estar al día. Si tu público tiene más de 60 años y sabes que se informa a través de la radio, pues claramente ya sabes qué medio es el más oportuno para hacerle llegar tu mensaje.

La capacidad de entendimiento con tu público es la base del éxito de tu Plan de Comunicación.

Si quieres profundizar más sobre el público objetivo en este post te lo explicamos requetebien.

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Es el “elemento” que se quiere comunicar, dirigido a un público concreto que hemos definido anteriormente y con un estilo y un tono de comunicación previamente detallados.

Sé muy claro  y conciso en el mensaje que vas a trasmitir, entenderás que no es necesario dispersarse y comprarse un billete de ida y vuelta a los cerros de Úbeda. Tienes que saber qué quieres comunicar de un modo directo donde menos es más. Es el único modo para la comunicación sea eficaz, trabaja con mensajes claros, directos y bien escritos (¡Nada de faltas de ortografía!).

Cuando escribimos un mensaje tienes que saber que no es universal, con esto quiero decir que un mensaje no vale para toda la audiencia. Cada mensaje hay que adaptarlo a cada público y, a su vez, los mensajes hay que amoldarlos en función del medio donde van a ser difundidos.

Necesitamos que nuestra audiencia nos escuche y nos crea.

¿Qué tipo de preguntas podemos hacernos para construir el mensaje?

-¿Qué necesita tu público saber?

-¿Conoce tu público algo sobre la idea que quieres contarle?

-¿Qué quieres contarle?

-¿Le afecta de un modo directo o indirecto?

-¿Le aportará beneficios?

-¿Cómo podrá saber más detalles?

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Se trata de elegir el modo que vas a usar para alcanzar los objetivos que te has marcado.

No puedes confundir estrategia con tácticas (estas últimas serán las acciones que desarrollaremos en base a la estrategia que nos hemos marcado).

Para diseñar la estrategia de comunicación debes saber cómo se desarrollará dicha estrategia, con qué lenguaje y con qué tono lo vamos a comunicar y a través de qué canales se llevará a cabo dicha comunicación.

Lo que no me gustaría que te pasara es que solo utilices una estrategia de comunicación cuando te veas en un aprieto, cuando tengas una crisis o tengas que apagar un fuego.
La comunicación es una herramienta que debe formar parte del día a día de tu empresa  y a la que debes mimar porque puede darte muchas alegrías.

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Son las operaciones que vas a poner en marcha basadas en la estrategia con el fin de alcanzar los objetivos marcados, más fácil: ¿Qué medios vas a utilizar para comunicar el mensaje?

Hasta este punto hemos definido los objetivos, ya sabemos a quién queremos hablar y qué se quiere decir, y es ahora cuando vamos a establecer cómo decirlo y cómo hacerlo. Se trata de determinar cuáles serán los vehículos de la comunicación para conseguir tus objetivos. Las acciones de comunicación deben servirte para divulgar tu mensaje o mensajes.

¿Qué acciones tenemos a nuestro alcance? A continuación te detallo una serie de herramientas que puedes usar para alcanzar los objetivos de Comunicación:

HERRAMIENTAS DE MARKETING: buzoneo, catálogos, marketing directo, reparto de flyers, marketing de fidelización…

HERRAMIENTAS DE PUBLICIDAD: publicidad en blogs o páginas webs (banners), publicidad en teléfonos móviles, en radio, en televisión, en periódicos, en revistas, en mobiliario urbano… Las posibilidades de publicitarse son infinitas, las hay offline y online. Dependiendo de los objetivos y del público nos decantaremos por una u otra opción.

ACTOS DE RELACIONES PÚBLICAS: evento para anunciar una nueva colección, invitación a un cóctel a clientes potenciales…

HERRAMIENTAS ONLINE: e-mail marketing, redes sociales, microsites…

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: notas de prensa, rueda de prensa, entrevistas a los medios, desayunos o comidas con periodistas, sala de prensa virtual…

Tienes que elegir cuáles son las herramientas apropiadas para que tu Plan de Comunicación sea un éxito.

Soy muy pesada, lo sé, pero siempre intento hacer mucho hincapié (y todo hay que decirlo… también presión) sobre la importancia que debe tener el diseño de los materiales que usarás para contar tu historia, me refiero tanto al diseño de contenidos como de imagen. ¡Cuídalos mucho por favor!

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Ya he hablado sobre el qué y el cómo… ¡Ahora a por el cuándo!

Tenemos que planificar en el tiempo cuándo vamos a realizar cada una de las acciones. Se trata de volcar en un calendario nuestro Plan de Comunicación, es decir, cuándo empieza y acaba cada acción, incluso podemos dejar por escrito la fecha de entrega de los materiales a los medios… Todo lo que sea planificar bienvenido sea.

Lo habitual es hacer planes de Comunicación de un año de duración, pero puedes hacerlos semestrales o trimestrales. Se recomienda que sean anuales porque es en este periodo cuando realmente podremos llevar a cabo la estrategia de forma completa.

En este punto, quiero proponerte un trueque: yo te regalo una plantilla de calendario diseñado especialmente para tu Plan de Comunicación a cambio de una pequeña acción social.
El procedimiento es simple: comparte y una vez lo hayas hecho verás que te aparece un enlace aquí mismo (en vez del banner que ves ahora), clicando en él, te podrás descargar el excel ;)

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Se trata de la cantidad económica que vas a destinar a las acciones de nuestro plan de Comunicación. Sé que cuando veas este punto dirás… ¡Si yo no tengo ni un euro! Vamos despacio porque no hay por qué asustarse…

De los 5 bloques de herramientas que hemos definido anteriormente tenemos varias acciones que son completamente gratuitas: online y medios de comunicación. No necesitas invertir ni un solo euro. Si tu presupuesto es limitado puedes centrarte en estas opciones, ambas son muy efectivas pero nos llevará más esfuerzo y más tiempo alcanzar nuestros objetivos.

Las acciones de Marketing, la Publicidad o los actos de Relaciones Públicas nos darán resultados más inmediatos pero requiere inversión económica.

Y si me lo permites, ahora te dejo mi opinión personal: para conseguir que la comunicación sea un éxito sin duda tenemos que salir en los medios de comunicación, tenemos que invertir en Publicidad y tenemos que comunicar a través de las redes sociales. Y sinceramente tampoco me dejaría atrás las acciones de Marketing y de RRPP (Relaciones Públicas). ¿Os acordáis del Marketing Mix? Pues aquí es lo mismo, depende de nuestros objetivos tendremos que elegir una mezcla de todas las herramientas. Centrarse en un grupo de herramienta es un error.
Imagínate que apuestas por las herramientas de los medios de comunicación, no siempre se tiene la certeza que un periodista te va a publicar todo lo que le envíes… y si llega el caso de que no consigues que te publiquen absolutamente nada los medios tendremos que sentenciar que tu Plan de Comunicación ha sido un fracaso.

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Ahora es el momento para el análisis de los resultados. No puedes implementar todo un Plan de Comunicación y dejarte esta tarea sin hacer. ¿Para qué todo el esfuerzo humano y económico que has hecho? ¿Cómo sabes si lo has hecho bien y has alcanzado los objetivos?

La mayoría de la veces el estrés diario o el saltar de una acción a otra hace que no prestemos atención a los resultados. Para ello, necesitarás medir de forma permanente el efecto de las acciones de comunicación que has desarrollado.

Pueden ser mediciones semanales, mensuales, trimestrales o cuando finalice en sí la acción. Lo importante es poder corregir desviaciones para cumplir los objetivos.

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Tienes que evaluar los resultados finales de todas y cada una de las acciones para poder llegar a una conclusión final. ¿Has cumplido los objetivos? ¿Qué has hecho muy bien, bien o regular? ¿Dónde has fallado? ¿Qué conclusiones puedes sacar para mejorar tu próximo plan de Comunicación?

Te propongo que en tu evaluación final midas el grado real del cumplimiento de cada acción programada, el presupuesto real que has usado frente al dinero que estimaste que te gastarías, el impacto que ha tenido, es decir, el número real de personas a las que le ha llegado el mensaje (por ejemplo el número de apariciones en los medios de comunicación), el número de visitas a tu blog, el número de fans o seguidores de tus redes sociales.

Y para cerrar el plan de Comunicación tienes que escribir tus propias conclusiones.

Hasta aquí la información básica de cómo realizar tu propio Plan de Comunicación.

¿Alguna vez has realizado un Plan de Comunicación?
¿Qué resultado has obtenido?
Estaré encanta de saber tu opinión y de resolver tus dudas.