Quizás hasta este momento no habías detectado la necesidad de tener un Plan de Comunicación Externa o quizás aún no has oído hablar de él, pero estoy segura de que cuando leas este post querrás hacer el tuyo, porque es de suma importancia conocer qué debes contar sobre tu marca, cuándo y cómo hacerlo. En definitiva, comunicar los mensajes correctos, a las personas adecuadas y en el momento ideal.
En 10 sencillos pasos podrás crear tu Plan de Comunicación. Eso sí, no intentes hacerlo en un día porque requiere cabeza, estrategia y planificación, por ello, te propongo que lo hagas tranquilamente y a medida que tengas tiempo.
Dentro del primer punto vas a tener dos áreas de análisis:
Análisis del entorno tanto social, local como el de tu propia empresa. Necesitas conocer el mundo y el medio en el que vives para saber cómo contar las cosas. Se trata de tener una “foto” sobre la situación actual de aspectos que afectan a tu empresa.
Análisis de tu empresa: el famoso DAFO también tienes que incluirlo dentro de tu Plan de Comunicación. Debes analizar cuáles son tus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Para saber más sobre este análisis puedes ir al post sobre cómo hacer un Plan de Marketing donde ya te lo explicamos.
Tienes que pensar y escribir una lista de objetivos que sean reales. Podrías tener como objetivo que The New York Times publique un artículo sobre el lanzamiento de tu empresa. Creo que con este ejemplo ya entiendes a qué me refiero con que los objetivos sean alcanzables… A continuación te doy algunas ideas sobre qué tipo de objetivos podrían estar en tu lista:
-Mejorar el proceso de comunicación con los clientes.
-Generar confianza y credibilidad sobre mi marca.
-Conseguir mayor visibilidad: que los medios de comunicación publiquen al menos 3 artículos sobre mi empresas o mis productos.
-Fomentar la interacción con mis seguidores de redes sociales.
-Dar a conocer mi empresa, mi nueva colección de productos, mis talleres…
-Conseguir mayor notoriedad y valoración de mi marca.
-Posicionarte como líder de tu sector.
-Llegar a un nuevo público.
Estos tan solo son algunos ejemplos para ayudarte a saber por dónde van los tiros… Sé realista porque podrás abarcar unos 3 – 4 objetivos, recuerda que para trabajar en tropecientos mil objetivos en un año necesitarás mucho dinero y mucho tiempo.
Este punto es esencial porque tienes que definir a quién vas a dirigir la comunicación, es decir, a quién quieres contarle “algo” o a qué grupo de destinatarios. ¿Y por qué es tan importante? Porque será en ellos en los que vas a centrar los esfuerzos comunicativos.
Apunta bien esto que te voy a contar ahora. Por encima de todas las cosas (bueno casi todas) tienes que conocer bien al público al que te diriges y los medios de comunicación que usan para estar al día. Si tu público tiene más de 60 años y sabes que se informa a través de la radio, pues claramente ya sabes qué medio es el más oportuno para hacerle llegar tu mensaje.
La capacidad de entendimiento con tu público es la base del éxito de tu Plan de Comunicación.
Si quieres profundizar más sobre el público objetivo en este post te lo explicamos requetebien.
Es el “elemento” que se quiere comunicar, dirigido a un público concreto que hemos definido anteriormente y con un estilo y un tono de comunicación previamente detallados.
Sé muy claro y conciso en el mensaje que vas a trasmitir, entenderás que no es necesario dispersarse y comprarse un billete de ida y vuelta a los cerros de Úbeda. Tienes que saber qué quieres comunicar de un modo directo donde menos es más. Es el único modo para la comunicación sea eficaz, trabaja con mensajes claros, directos y bien escritos (¡Nada de faltas de ortografía!).
Cuando escribimos un mensaje tienes que saber que no es universal, con esto quiero decir que un mensaje no vale para toda la audiencia. Cada mensaje hay que adaptarlo a cada público y, a su vez, los mensajes hay que amoldarlos en función del medio donde van a ser difundidos.
Necesitamos que nuestra audiencia nos escuche y nos crea.
¿Qué tipo de preguntas podemos hacernos para construir el mensaje?
-¿Qué necesita tu público saber?
-¿Conoce tu público algo sobre la idea que quieres contarle?
-¿Qué quieres contarle?
-¿Le afecta de un modo directo o indirecto?
-¿Le aportará beneficios?
-¿Cómo podrá saber más detalles?
Se trata de elegir el modo que vas a usar para alcanzar los objetivos que te has marcado.
No puedes confundir estrategia con tácticas (estas últimas serán las acciones que desarrollaremos en base a la estrategia que nos hemos marcado).
Para diseñar la estrategia de comunicación debes saber cómo se desarrollará dicha estrategia, con qué lenguaje y con qué tono lo vamos a comunicar y a través de qué canales se llevará a cabo dicha comunicación.
Lo que no me gustaría que te pasara es que solo utilices una estrategia de comunicación cuando te veas en un aprieto, cuando tengas una crisis o tengas que apagar un fuego.
La comunicación es una herramienta que debe formar parte del día a día de tu empresa y a la que debes mimar porque puede darte muchas alegrías.
Son las operaciones que vas a poner en marcha basadas en la estrategia con el fin de alcanzar los objetivos marcados, más fácil: ¿Qué medios vas a utilizar para comunicar el mensaje?
Hasta este punto hemos definido los objetivos, ya sabemos a quién queremos hablar y qué se quiere decir, y es ahora cuando vamos a establecer cómo decirlo y cómo hacerlo. Se trata de determinar cuáles serán los vehículos de la comunicación para conseguir tus objetivos. Las acciones de comunicación deben servirte para divulgar tu mensaje o mensajes.
¿Qué acciones tenemos a nuestro alcance? A continuación te detallo una serie de herramientas que puedes usar para alcanzar los objetivos de Comunicación:
–HERRAMIENTAS DE MARKETING: buzoneo, catálogos, marketing directo, reparto de flyers, marketing de fidelización…
–HERRAMIENTAS DE PUBLICIDAD: publicidad en blogs o páginas webs (banners), publicidad en teléfonos móviles, en radio, en televisión, en periódicos, en revistas, en mobiliario urbano… Las posibilidades de publicitarse son infinitas, las hay offline y online. Dependiendo de los objetivos y del público nos decantaremos por una u otra opción.
–ACTOS DE RELACIONES PÚBLICAS: evento para anunciar una nueva colección, invitación a un cóctel a clientes potenciales…
–HERRAMIENTAS ONLINE: e-mail marketing, redes sociales, microsites…
–HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: notas de prensa, rueda de prensa, entrevistas a los medios, desayunos o comidas con periodistas, sala de prensa virtual…
Tienes que elegir cuáles son las herramientas apropiadas para que tu Plan de Comunicación sea un éxito.
Soy muy pesada, lo sé, pero siempre intento hacer mucho hincapié (y todo hay que decirlo… también presión) sobre la importancia que debe tener el diseño de los materiales que usarás para contar tu historia, me refiero tanto al diseño de contenidos como de imagen. ¡Cuídalos mucho por favor!
Ya he hablado sobre el qué y el cómo… ¡Ahora a por el cuándo!
Tenemos que planificar en el tiempo cuándo vamos a realizar cada una de las acciones. Se trata de volcar en un calendario nuestro Plan de Comunicación, es decir, cuándo empieza y acaba cada acción, incluso podemos dejar por escrito la fecha de entrega de los materiales a los medios… Todo lo que sea planificar bienvenido sea.
Lo habitual es hacer planes de Comunicación de un año de duración, pero puedes hacerlos semestrales o trimestrales. Se recomienda que sean anuales porque es en este periodo cuando realmente podremos llevar a cabo la estrategia de forma completa.
En este punto, quiero proponerte un trueque: yo te regalo una plantilla de calendario diseñado especialmente para tu Plan de Comunicación a cambio de una pequeña acción social.
El procedimiento es simple: comparte y una vez lo hayas hecho verás que te aparece un enlace aquí mismo (en vez del banner que ves ahora), clicando en él, te podrás descargar el excel ;)
Se trata de la cantidad económica que vas a destinar a las acciones de nuestro plan de Comunicación. Sé que cuando veas este punto dirás… ¡Si yo no tengo ni un euro! Vamos despacio porque no hay por qué asustarse…
De los 5 bloques de herramientas que hemos definido anteriormente tenemos varias acciones que son completamente gratuitas: online y medios de comunicación. No necesitas invertir ni un solo euro. Si tu presupuesto es limitado puedes centrarte en estas opciones, ambas son muy efectivas pero nos llevará más esfuerzo y más tiempo alcanzar nuestros objetivos.
Las acciones de Marketing, la Publicidad o los actos de Relaciones Públicas nos darán resultados más inmediatos pero requiere inversión económica.
Y si me lo permites, ahora te dejo mi opinión personal: para conseguir que la comunicación sea un éxito sin duda tenemos que salir en los medios de comunicación, tenemos que invertir en Publicidad y tenemos que comunicar a través de las redes sociales. Y sinceramente tampoco me dejaría atrás las acciones de Marketing y de RRPP (Relaciones Públicas). ¿Os acordáis del Marketing Mix? Pues aquí es lo mismo, depende de nuestros objetivos tendremos que elegir una mezcla de todas las herramientas. Centrarse en un grupo de herramienta es un error.
Imagínate que apuestas por las herramientas de los medios de comunicación, no siempre se tiene la certeza que un periodista te va a publicar todo lo que le envíes… y si llega el caso de que no consigues que te publiquen absolutamente nada los medios tendremos que sentenciar que tu Plan de Comunicación ha sido un fracaso.
Ahora es el momento para el análisis de los resultados. No puedes implementar todo un Plan de Comunicación y dejarte esta tarea sin hacer. ¿Para qué todo el esfuerzo humano y económico que has hecho? ¿Cómo sabes si lo has hecho bien y has alcanzado los objetivos?
La mayoría de la veces el estrés diario o el saltar de una acción a otra hace que no prestemos atención a los resultados. Para ello, necesitarás medir de forma permanente el efecto de las acciones de comunicación que has desarrollado.
Pueden ser mediciones semanales, mensuales, trimestrales o cuando finalice en sí la acción. Lo importante es poder corregir desviaciones para cumplir los objetivos.
Tienes que evaluar los resultados finales de todas y cada una de las acciones para poder llegar a una conclusión final. ¿Has cumplido los objetivos? ¿Qué has hecho muy bien, bien o regular? ¿Dónde has fallado? ¿Qué conclusiones puedes sacar para mejorar tu próximo plan de Comunicación?
Te propongo que en tu evaluación final midas el grado real del cumplimiento de cada acción programada, el presupuesto real que has usado frente al dinero que estimaste que te gastarías, el impacto que ha tenido, es decir, el número real de personas a las que le ha llegado el mensaje (por ejemplo el número de apariciones en los medios de comunicación), el número de visitas a tu blog, el número de fans o seguidores de tus redes sociales.
Y para cerrar el plan de Comunicación tienes que escribir tus propias conclusiones.
Hasta aquí la información básica de cómo realizar tu propio Plan de Comunicación.
¿Alguna vez has realizado un Plan de Comunicación?
¿Qué resultado has obtenido?
Estaré encanta de saber tu opinión y de resolver tus dudas.
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Hola Eli y Elia. Lo primero… muchas gracias por el post! La verdad es que me viene de perlas porque justo estoy pensando en abrir una tienda online en septiembre y todavía no tengo mi plan de comunicación ni pensado.
En estos días me pongo a hacerlo y si veo que me van saliendo dudas o algo, os escribo de nuevo para ver si me podéis echar un cable.
Por cierto, súper buena pinta el curso!!
Voy a ver como van los ahorros del verano y si llego… me apunto! :))
Un beso y muuuuuuchas gracias por toda la ayuda que nos estáis dando desde hace tanto tiempo.
Sara! :))
Hola Sara,
Nos alegramos muchísimo de que te venga tan bien este post :) Si abres tienda en septiembre es muy importante que te pongas con tu Plan de Comunicación :) y si mientras lo desarrollas tienes alguna duda ya sabes dónde encontrarnos :)
Ahora que estás arrancando un proyecto te animo a que te vengas al curso porque te vendrá genial, aprenderás a hacer Marketing tú solita, a comunicar y conocer el valor de una marca.
Un abrazo y feliz verano :)
Sara, un plan de comunicación debe ser hecho por un profesional de la comunicación. No creo que las obras de la tienda las haya hecho un informático o que la instalación informática del negocio la hiciera un fontanero. Lo mismo pasa con esto. Podemos tener los cuadraditos para rellenar pero ¿qué poner? ¿Habéis hecho un DAFO? ¿Una auditoria de imagen? ¿Sabéis como fijar y medir los indicativos que os muestran el éxito o fracaso de vuestro plan? Pues eso… Es solo una recomendación para que no caigamos en el error de siempre… Saludos.
Hola Elia y Eli ,ante todo quiero daros las gracias x toda la informacion q compartis yo hace unos dias q os he descubierto y parezco una esponja, pues estoy en pleno proyecto de una empresa de aceite gourmet y delicatesen a pesar de ser una empresa familiar con muchos años en la produccion es ahora cuando hemos creado nuestra propia marca HACIENDA MONTALVO, y la verdad estamos muy verdes en muchos aspectos ,asi es q estoy muy interesada en hacer vuestro curso ,ya me contareis como funciona esto ,en las nuevas tecnologias estoy un tanto obsoleta y de nuevo un placer….
Hola Tonia,
Me encanta la “actitud-esponja” eso demuestra que hay mucho interés y muchas ganas de ponerle alas a tu proyecto. En el curso aprenderás un montón de cosas para que tu marca se construya ahora que es el inicio sobre unos cimientos fuertes. Aprenderás las diferentes vías que tienes para comunicarte con tus clientes y promocionarte para captar nuevos clientes. Y…. muuuuchas cosas más lo prometo. Si quieres más información escríbeme a comunicacion.superyuppies@gmail.com y te doy todo los detalles que necesites. Un saludo y gracias por tu comentario!!!!
hola eli, esta super tu blog, me ha venido de mucha ayuda, me encuentro en italia y estoy por sacar una marca de cosmeticos y ropa intima en milano, quisiera que me ayudaras con lo siguiente, como seria el tema de la venta o distribucion internacioal de la marca? gracias
Hola Fernando!!!! Muchísimas gracias por tu comentario acabo de escribirte un mail para responderte a tu duda. Un abrazo!!!
Hace poco que he descubierto este blog, y está genial!!
Yo me he metido un poco en la venta de arrullos supermodernos handmade y cuándo he visto este post, haveis dado en el clavo, la COMUNICACIÓN!!! Todo el mundo te anima peró cuándo ya esta hecha la web , el producto, el packaging, …anda pués nadie entra…porqué será…porqué nadie sabe de tu existencia!!!
Ya me haveis dado deberes para éste verano :)
Espero más post cómo éste para darnos ideas de cómo salir de nuestros tropiezos!!
Precisa mente tengo este problema, por ejemplo tengo facebook pero no entra nadie, solamente los amigos y no se como hacer para que se me vea…
Perdon, puntualizo que es la pagina de facebook de empresa, no el personal.
Muy buen post. Elaborar un plan de comunicaciones ayudara a las empresas, instituciones, orgizaciones a tener una buena comunicación más eficiente.
Hola, quiero felicitarte y agradecerte por toda la info y ayuda que compartes.
Saludos Gisel
Hola ¡muchísimas gracias por el post sobre todo porque tiene modelos de objetivos! me sirve mucho para organizar la información de mi negocio
Les pregunto si pueden ayudarme porque estoy parada, si tengo un mismo target al que vendo dos servicios diferentes, que usan en diferentes momentos de su vida ¿puedo hablarles / es decir difundir el mensaje en la misma red? para no desaprovechar que está ahí?
Gracias por la información. Vaya descubrimiento, grata sorpresa, muy bonito también.
Me ha gustado mucho tu post sobre el plan de comunicación. Enhorabuena por este blog. Saludos cordiales. Cristina
Hola! Acabo de twittear el post pero no me aparece el enlace para descargarme el excel..:-(
Hola, muchas gracias por tu post. No entiendo bien en el primer punto el análisis del entorno… a qué te refieres exactamente? Muchas gracias!!!! :)
Hola no se como hacer unplan de comunicaciòn, podrìas ayudarme? lo requiero para la fundaciòn Comunal San Martìn de Sechura, la misma que se proyecta en apoyo social a comuneros de excasos recursos econòmicos para mejorar su calida de vida. Estamos en Sechura Piura Perù.
NO PUEDO CREERLO! Tan solo con este post me has ayudado un montón a organizar mi plan de comunicación y estrategias; y no sabes como le pensaba para hacerlo pero con estos tips todo queda claro.
Te invito a que te des una vuelta por mi página igual y en una de esas colaboramos juntas :)
Por cierto, desde ahora, soy tu suscriptora!!
Saludos!!
No me deja suscribirme a vuestra newsletter. Me sale un error 404
por favor necesito toda la info de cómo hacer un plan de comunicación.
Gracias desde ya
Muy buenos tips!
Es un tema muy interesante…me dejo clara mis dudas..gracias….
Un plan de comunicacion hará posible comunicar la información de forma precisa. Proporciona una estructura para determinar a quién se necesita llegar y cómo, ademas puede ser a largo plazo y ayudará a lograr notoriedad y mejorar, con el tiempo, la imagen de la iniciativa en la comunidad. Cada pieza del esfuerzo encaja con las demás piezas, el mensaje se mantiene consistente y se continúa llegando al público meta, esto hará que los esfuerzos para la comunicación sean más eficientes, efectivos y duraderos, cabe recalcar que es importante porque se concentra en los pasos que se necesitan para alcanzar el objetivo final. Un esfuerzo planificado casi siempre es superior a un intento desorganizado y sin planificación, y esto hace que todo sea más sencillo.
Considerando la complicación del fenómeno comunicativo en el ámbito laboral de una empresa o en los ámbitos de actividad de cualquier organización, lo cierto es que el hecho de la comunicación interna en todo tipo de entidades debe ser entendida por los responsables de las mismas en términos estratégicos, mediante el establecimiento, si se considera oportuno, de un determinado plan que permita, a través de medios facilitadores, conseguir los objetivos que se planteen
Es necesario una mentalización previa de todos los agentes emisores , acerca del papel fundamental que desempeña la organización. De poco sirve un buen mensaje con elaborados medios, si la organización no toma conciencia de dichos aspectos de la gestión. El factor actitudinal es base de gran parte de los problemas que plantea la comunicación. La conclusión parece clara: hay que formar a todos los miembros de la organización en comunicación interna.
Estos pasos para realizar un plan de comunicación son muy interesantes ya que mucha empresas desconocen de este tema y como mercadologo podre guiar hacia un posicionamiento ya sea de su marca o productos gracias
Que bien que lo mencionas la comunicación y las estrategias de marketing se complementan a la perfección. Saludos
En la parte de contextualización se debe tomar en cuenta el dafo ya que analiza el estado como se encuentra la empresa;
En la definición de objetivos se debe tomar en cuenta que deben ser alcanzables y no establecer cosas imposibles, por eso debemos fijarnos en distintas variables como son el costo, presupuesto situación política entre otros.
Definir el publico objetivo es muy importante ya que van a ser ellos quien nos ayudara a realizar una comunicación de boca a boca ademas son ello quien van a recibir nuestro mensaje y productos.
El mensaje es fundamental ya que comunicaremos lo que ofrecemos lo que somos la cual debe ser entendible y sencillo porque como muchos ya saven las personas les gusta las cosas sencillas para no aburrirlos.
Para elegir la estrategia se debe tomar en cuenta la situacion que se encuentra la empresa y el publico que se tiene en las manos, incluso esto ayuadara a posicionarnos de una forma mas rapida y competir con grandes marcas.
Tenemos diferenets acciones como son: HERRAMIENTAS DE MARKETING, HERRAMIENTAS DE PUBLICIDAD, ACTOS DE RELACIONES PÚBLICAS, HERRAMIENTAS ONLINE, HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Para realizar el calendario es recomendable para hacer un plan de comunicación establecer 1 año de duración ya que se completara mis estrategias.
El presupuesto esto es un punto fundamental ya que muchos se imaginan grandes cosas pero no tiene mucho en sus bolsillo es por ello que para timar este tema debemos guiarnos en el punto de establecer objetivos que sean alcanzables, si te preguntas de como sacamos el presupuesto, la empresa mismo te establece cuanto tiene para tu plan y acorde a esto se realizara.
Los sistemas de control en mi opinión debemos guiarnos en el numero de clientes que aumentaron o bajaron acorde a nuestro plan e incluso recomiendo hacerlo cada semestre.
En el examen final se establece el total de personas que fueron impactados con nuestro mensaje para ellos si usaron redes sociales les recomiendo usar google analítico que es barato y te lanza datos exactos de cuantas personas visitaron tu blog tu pagina de facebook entre otros.
Muy bueno el post. Precisamente estoy elaborando un plan de comunicación ahora para una ONG. Si ya de por sí es harto complicado entender el trabajo de los periodistas/comunicadores, os podéis imaginar en una ONG donde el poquito dinero que entra se destina a los proyectos que emprenden para la sociedad. ¿Cómo pagarle a un comunicador para que realice esa tarea? En esas ando…
Gracias por compartir tus conocimientos señorita.
Veo muy completo tu artículo, en vedad que te felicito mucho por tu aportación. Siempre es bueno leer material de alta calidad para emplearlo en el día de día en nuestras actividadesSaludos cordiales
Hola , como están me podrían explicar estrategias para un plan de comunicaciones en una asociación sin animo de lucro? .
La creación para una plataforma digital de un cantante donde este su propio catalogó según su formación musical.
Excelente!!!gran aporte
Buenas tardes!!! y muchas gracias por compartir este post con todos nosotros. Es realmente gratificante para mi haber podido leer todo esto y de una u otra forma refrescar conocimientos adquiridos durante mi formación profesional. Se que todo lo leído me servirá de mucho apoyo para el nuevo reto que la vida me esta ofreciendo, y no me queda mas que agradecerles por ello y desearles lo mejor.
Un fuerte abrazo desde Colombia.